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Manual do Big Kahuna

por marcoandre@gmail.com — última modificação 27/11/2014 10:51
Colaboradores: Diretoria da Associação Python Brasil
O objetivo desse documento é capturar as experiências na organização das edições da PythonBrasil para beneficiar os futuros organizadores.

Fonte final: http://manual-do-big-kahuna.readthedocs.org/

 

Introdução

A PythonBrasil é um evento organizado pela Associação Python Brasil, até a quarta edição usou-se o nome PyConBrasil, com o objetivo de reunir os envolvidos com Python e tecnologias relacionadas, apresentando-as aos novos interessados. É também uma oportunidade para as pessoas se encontrarem e conhecerem pessoalmente os companheiros de listas de discussão.

Este documento foi criado por Marco André Lopes Mendes, com modificações dos membros da diretoria da Associação Python Brasil. O objetivo é auxiliar na organização de eventos futuros da Associação Python Brasil, sobretudo das edições futuras da PythonBrasil.

História

A PyConDayBrasil[1] foi realizada no Centro de Computação da Unicamp, em 2005, sob a organização do Rodrigo Senra e Rubens Queiroz (responsável pela dicas-l) e contou com cerca de 100 participantes. Planejada inicialmente para ser um encontro de um dia, foi denomindada PyConDay. Mas o evento se expandiu para dois dias de palestras e passou a ser o PythonBrasil[1].

Ainda no mesmo ano, no dia 18 de outubro, houve um evento de um dia, organizado pela equipe do SERPRO/RJ: Giuseppe Romagnoli, Maria-Prado Lima, Luis Guilherme Aldabalde, entre outros. Este evento se chamou PyConDay e foi realizado no Serpro RJ, mostrando o vigor da comunidade e a demanda por uma conferência de Python periódica e de abrangência transestadual.

No ano seguinte, em 2006, a PyConBrasil 2006 foi realizada no Interlegis, em Brasília, organizada pelo Jean Rodrigo Ferri e sua equipe. Foram cerca de 200 participantes. Nessa edição foram incluídos os minicursos de quatro horas de duração em paralelo às palestras. Outra novidade foram as palestras-relâmpago, com cinco minutos de duração, que são tradicionais em eventos da comunidade Python ao redor do mundo.

A PyConBrasil[3] foi realizada em 2007, na SOCIESC, em Joinville/SC. O evento foi organizado pelo Marco André Lopes Mendes e mais uma grande equipe, que auxiliou em diversas atividades necessárias ao sucesso de um evento como esse. Foram três dias de evento, mais uma noite de pré-evento, quando foi realizada a Assembleia da Associação Python Brasil para a eleição de uma nova diretoria. O evento contou com mais de 350 inscritos. No programa havia mais de 50 palestras e 10 minicursos. As novidades nesse evento foram as duas salas de treinamento em paralelo às palestras e também a feira de expositores. Houve participação de palestrantes internacionais e o público reuniu representantes de todo o Brasil.

Em Fevereiro de 2008, Luis Gustavo Neves, do CENPES-Petrobrás/RJ, organizou um encontro de dois dias no próprio CENPES para reunir a comunidade PyScience-Brasil, recém-formada durante a PyConBrasil[3], no ano anterior.

A PyConBrasil 2008 foi realizada no Rio de Janeiro, na Universidade Veiga de Almeida e foi um grande sucesso. O evento foi organizado pelo Luis Gustavo Neves e com uma grande comissão organizadora. Contando com a presença de palestrantes de renome como Bruce Eckel, Alexander Limi e Roberto Ierusalimschy, criador da linguagem Lua. O convite ao criador de outra linguagem foi uma inovação muito bem recebida. O evento contou com mais de 350 inscritos, ocorreram mais de 50 palestras e vários minicursos com salas de treinamento em paralelo às palestras e também o lounge montado pelos patrocinadores, com internet disponível a todos. Foi realizada mais uma Assembleia da APyB na qual foram eleitos novos representantes e feitas modificações no estatuto.

Em 2009 o nome sofre alteração e temos a PythonBrasil[5], a quinta edição do evento, realizada em Caxias do Sul, na UCS, Universidade de Caxias do Sul, durante os dias 10, 11 e 12 de Setembro de 2009. O Big Kahuna foi Dorneles Treméa, contando com o apoio da equipe da UCS. Jacob Kaplan-Moss, co-fundador do Django, e Collin Winter, engenheiro do Google foram os palestrantes internacionais deste ano. Gustavo Niemeyer, desenvolvedor Python, e Rodrigo Bamboo de Oliveira, criador da linguagem Boo também estiveram presentes. Neste ano as seções de OpenSpaces passaram a fazer parte da programação oficial do evento. Foi realizada a Assembleia Geral da APyB e eleita a nova diretoria para os próximos dois anos.

A PythonBrasil

Com a experiência adquirida nessas edições foi possível fazer com que a PythonBrasil se tornasse um evento de peso no cenário brasileiro. Por conta desse reconhecimento, a organização do evento foi se tornando cada vez mais exigente e este manual busca fornecer ajuda a todos os interessados em organizar uma edição desta conferência em sua cidade.

A PythonBrasil é uma conferência itinerante desde o início, pois desta forma podemos garantir a presença de pessoas dos mais diversos lugares do Brasil em pelo menos uma de suas edições. Isso também permite o envolvimento das comunidades regionais que são parte fundamental da grande comunidade Python brasileira. Mas a não repetição da cidade a sediar a PythonBrasil deixou de ser um critério de corte desde 2010.

Em todas as edições da PythonBrasil uma pessoa da comunidade fica responsável por coordenar e gerenciar todos os envolvidos na organização do evento. Essa pessoa recebe, por razões históricas (consulte o Rodrigo Senra para maiores detalhes), o título de 'Big Kahuna'. O 'Big Kahuna' é o grande chefe, o maestro da organização, se ele trabalha bem o evento é um sucesso, se ele não trabalha bem o evento não sairá direito. Ineditamente na PythonBrasil[8] tivemos dois BigKahunas. Todavia, em todas as edições, o evento é fruto do trabalho de diversas pessoas, e é responsabilidade de todos o sucesso da empreitada.

Resumo exemplo de Responsabilidades

É indicado ler com atenção o manual até o final, informações importantes sobre cada atividade são desenvolvidas ao longo do manual. A seguir um resumo para ajudar na organização:

Empresa de captação de patrocínio:

  • Projeto de patrocínio
  • Contatos com patrocinadores
  • Desenvolvimento de:
    • Crachás
    • Banners
    • Cronograma impresso palestras
    • Certificados
  • Contratação de fornecedores:
    • Coffee-break
    • Pastas (camisetas/canetas/blocos, etc.)
    • Fotógrafo
    • Equipe de filmagem
    • Tradução Simultânea: Equipamento + Tradutor

As responsabilidades que ficam com o Kahuna e a instituição sede são:

  • Disponibilização do auditórios/salas
  • Sinalização do local
  • Rede wireless
  • Montagem das pastas

Responsabilidades da Associação Python Brasil:

  • Contato palestrantes internacionais
  • Contato com o palestrante de outra linguagem de programação
  • Chamada de trabalhos
  • Classificação dos trabalhos
  • Controle dos pagamento das inscrições
  • Contratar empresa ou voluntários para elaborar novo design do site

Cronograma de planejamento

Iniciar o planejamento do evento com antecedência é essencial para o seu sucesso. Dessa forma, um dos maiores erros que se pode cometer é retardar o início dos trabalhos. Recomendamos, que o início do planejamento do evento se dê, pelo menos, com seis meses de antecedência.

Segue um cronograma das atividades mais importantes no processo de planejamento de uma PythonBrasil (acrescentar as datas ou períodos aqui é importante):

  • Abertura de chamada para a escolha do Big Kahuna e do local da próxima PythonBrasil;
  • Votação e escolha do Big Kahuna e do local da próxima PythonBrasil;
  • Aberta da chamada para palestras e minicursos;
  • Definição das palestras e minicursos e divulgação da grade;
  • Abertura das inscrições para o público.

Escolha do Big Kahuna, da cidade e do local do evento

Considerações sobre a escolha do Big Kahuna

O quesito mais importante para a escolha do local onde será realizada uma edição da PythonBrasil é o 'Big Kahuna'. O outros quesitos só serão avaliados caso existam mais de um 'Big Kahuna' à altura do grande desafio que é organizar uma PythonBrasil.

Os principais itens avaliados para a escolha de um Big Kahuna (em ordem aleatória de importância) são:

  • Envolvimento com a comunidade Python - participação em listas, desenvolvimento de aplicações, criação de grupo regional, palestras e treinamentos, manutenção de um dos sites da associação, filiação e participação na associação, etc.
  • Tempo livre para organização do evento - flexibilidade de horários, disponibilidade para todos os tipos de trabalho, liberação da família para trabalho fora do horário comercial, etc.
  • Liderança - capacidade de trazer voluntários, coordenar trabalho de voluntários, apoiar os voluntários em tarefas complexas, comunicar as informações da organização para a equipe, etc.
  • Trânsito - trânsito livre entre as empresas e organizações que sejam parceiras potenciais (fornecedores de infraestrutura, mídia local, etc).

O que um Big Kahuna não precisa fazer:

  • Conseguir patrocínio - a APyB é responsável por estabelecer os contatos com eventuais patrocinadores. Obviamente o Big Kahuna pode indicar potenciais patrocinadores para que a APyB possa entrar em contato.
  • Pagar despesas por conta própria - O Big Kahuna não precisará desembolsar nenhuma quantia para organizar o evento. Eventuais despesas (justificadas) serão reembolsadas pela APyB mediante apresentação de nota fiscal. Todavia, é boa praxe consultar a diretoria da APyB antes de efetuar as despesas para validar se há caixa e se a despesa é válida.
  • Cuidar do site e da divulgação - A APyB também é responsável por desenvolver o software site e por divulgar o evento. O Big Kahuna é responsável pelo conteúdo do site.
  • Receber e avaliar palestras - O Big Kahuna não precisa (apesar de ser permitido) receber propostas de palestras nem avaliá-las. O Big Kahuna tem a responsabilidade apenas de estabelecer as datas para que esses processos ocorram.

Considerações sobre a escolha da cidade

  • Serão considerados os seguintes fatores para escolha da cidade: Proximidade de grandes centros, de aeroporto, de linhas de ônibus e metrô, disponibilidade de hotéis e restaurantes, número de membros da comunidade na região, proximidade de locais de realização de eventos anteriores, segurança.

Outros fatores não listados também serão considerados, mas estes são os mais importantes e devem constar na proposta.

Considerações sobre a escolha do local

  • Aqui devem aparecer pontos como o envolvimento do local que vai hospedar (universidade, empresa, ONG, etc.). Devem ser listados também os requisitos mínimos de infraestrutura, espaço físico, equipamentos, etc. O detalhamento deve ser feito num item separado. É sempre interessante ter em mente que a PythonBrasil se caracteriza por ser um evento informal, com muitas atividades em paralelo, garantindo tempo e espaço para que as pessoas conversem.
  • A capacidade de atrair pessoas que o local tem também será considerada. Logo, uma universidade é preferível a um hotel, por exemplo, pois é capaz de atrair mais pessoas novas para a comunidade.

Dicas dos Antepassados


Tudo (ou quase) que o Big Kahuna precisa saber antes, durante e depois da realização do evento PythonBrasil.

Portal

  • utilize a infraestrutura em Plone já criada, não re-invente a roda.

Grade de Programação

  • O esquema de votação na ordem não é uma boa. É melhor alguém escolher a ordem das apresentações de forma a garantir que: palestras introdutórias sejam vistas no início do dia, não haja palestras sobre o mesmo assunto uma atrás da outra, palestrantes conhecidos sejam intercalados de acordo com seu grau de animação e falta-de-animação.
  • Definir uma política para seleção das propostas e a banca avaliadora. (criar um sistema de votação oficial no site)
  • Resista a planejar uma grade apertadinha! Coloque sempre 5 minutos (no mínimo) de folga entre cada palestra.
  • Lembre-se: o primeiro slot do primeiro dia sempre fica prejudicado pelo credenciamento (entrega de crachás, brindes, conferência de dados, ...)
  • Plano de contingência para desistência de palestrantes! A maior parte das desistências é de palestrantes com pouco tempo para apresentação.

Palestrantes

  • Preparar um documento com a lista das palestras, palestrantes e seus currículos ajuda bastante o mestre-de-cerimônias.
  • O espaço para o currículo do palestrante deve ser limitado a um parágrafo. Não podemos deixar o cara escrever sua auto-biografia que não ajuda nada.
  • O sistema podia permitir o envio da apresentação. Pode ser útil para a banca julgadora.

Cerimonial

  • O evento precisa de uma abertura, onde o Big Kahuna se apresentará e dará os recados iniciais e regras do jogo.
  • Coloque alguém verdadeiramente malvado e potencialmente sádico para controlar o tempo dos palestrantes. Os palestrantes sempre forçam o tempo de suas apresentações, geralmente por falta de treino. O sucesso do evento depende da manutenção do tempo.
  • Use placas para sinalizar o andamento do tempo para o palestrante, e tenha certeza de que o palestrante veja as placas e dê uma confirmação de que entendeu.
  • O evento deve ter um encerramento, onde é feita uma sinopse, um agradecimento a todos os participantes e colaboradores (que for possível lembrar... mas é bom escrever) e quando será realizada a foto histórica coletiva.

Prêmio Dorneles Treméa
  • Na PythonBrasil[8] foi introduzido o Prêmio Dorneles Treméa em homenagem ao ex-presidente da APyB e querido amigo Dorneles, que faleceu após um acidente deixando a esposa e duas filhas.
  • Esta premiação tem por finalidade destacar pessoas que incentivam a divulgação e o ensino do Python nas mais diversas comunidades, como uma forma de homenagear o legado deixado por ele. Em 2011 o prêmio foi entregue ao Rodrigo Senra e ao Luciano Ramalho.
  • É preciso confeccionar a placa com antecedência (adicionar a foto ou link dela aqui) e reservar um espaço no evento para a homenagem. Preferencialmente no momento em que o auditório tiver mais participantes.

Infraestrutura

  • É recomendável a existência de dois projetores. Até hoje não tivemos nenhum acidente, mas é melhor previnir que remediar. O projetor extra pode agilizar a troca entre palestrantes e até problemas de conectividade.
  • É essencial um microfone com apoio e dois microfones móveis. Microfones extras para casos de imprevistos ganham bônus!
  • Um computador que garantidamente funcione com o projetor, com todos os softwares de apresentação possíveis, com acesso à Internet (se tiver múltiplos SOs instalados para sessões "hands-on" também ganha bônus).
  • Internet, Internet e Internet. Sem bloqueios, sem proxies, sem firewall e com boa velocidade disponível via Wi-Fi ao menos para o auditório onde ocorrem as apresentações (lembrem-se: a quantidade de notebooks invariavelmente satura os Access Points, portanto, é fundamental fazer teste de stress nesse sistema!).

Credenciamento

  • Os crachás devem estar previamente separados e ordenados alfabeticamente e disponibilizados em caixas (preferencialmente 1 para cada letra).
  • O sistema de credenciamento deve deixar 2 campos livres para que o inscrito possa informar o que quer colocar em seu crachá. Quando esses campos não forem preenchidos utiliza-se Nome/Instituição.
  • O sistema do site deveria imprimir as etiquetas.
  • Credenciamento e crachás diferenciados para Palestrantes, Imprensa, Patrocinadores e Expositores.
  • Deixar uma quantidade razoável de etiquetas e crachás em branco com um pincel atômico para preenchimento.
  • Uma fila para pré-inscritos com comprovante em mãos, uma fila para pré-inscritos sem comprovante e outra para quem vai se inscrever na hora e outra fila para Palestrantes, Imprensa, Patrocinadores e Expositores.
  • Uma caixa e troco para receber inscrições na entrada. Uma pessoa ficará responsável pelo dinheiro e entregará ao Big Kahuna (que poderá repassar para o Diretor Financeiro).
  • A mesa de credenciamento precisa ser ampla para que várias pessoas possam trabalhar.
  • Pastas com brindes precisam estar adequadamente separadas e identificadas (caso tenham camisetas, por tamanho, modelo e cor).

Problemas Típicos

  • O notebook do palestrante não sincroniza. Uma solução é solicitar que todo palestrante prepare uma versão em .pdf em caso de emergências.
  • O auditório é trancado e não se acha a chave, pois os funcionários responsáveis estão de folga ou fora do horário de serviço.
  • Alguns palestrantes simplesmente não aparecem na hora H, e não avisam com antecipação (conforme foi comentado na seção "Grade de Programação").
  • Existe algum atraso imprevisto e se torna necessário entreter a platéia até que o problema seja resolvido.
  • Credenciamento lento.
  • Tamanhos das camisetas distribuídas e a ausência de modelos em versão "feminina" das mesmas. (dicas: sai um número semelhante de camisetas M e G, camisetas GG saem em menor número, camisetas pretas saem mais do que as brancas e não ter um modelo feminino dá muita confusão).


Pesquisa pré-evento

O pessoal do Plone Conference realiza uma pesquisa prévia, verificando as expectativas da comunidade em relação ao local e formato do evento. É algo que podemos considerar realizar na PythonBrasil, mas precisamos definir um período pra isso.

Papel da APyB

No caso da Plone Conference, foi feito um "empréstimo" aos organizadores para as despesas iniciais, que foi devolvido após o recebimento de dinheiro de patrocínios e inscrições. É algo a ser considerado.

Detalhes a serem considerados (brainstorm)

  • Local para almoço.
  • Oferecer ou não coffee-break?
  • Locais para ir após o evento: deve-se listar os locais e oferecer aos participantes do evento essa informação para que programem suas noites.
  • Jantar: seria legal ter um evento formal no formato de jantar por adesão? Algo a se considerar.
  • Transporte: contato com taxistas para conseguir descontos especiais aos participantes, garantindo a sua organização na oferta dos serviços.
  • Documentos diversos: devemos criar um repositório com todos os documentos gerados durante o evento: logos, folders, banners, camisetas, wallpapers, certificados, crachás, etc. Isso vai trazer grande ajuda aos organizadores das demais edições.

Palestrantes

No momento da inscrição do Paper o palestrante já deve conceder o direito de uso do material da apresentação e a comercialização do vídeo da apresentação pela Associação Python Brasil.

Palestrantes Internacionais

Na PythonBrasil[4], no Rio de Janeiro, foi feita uma eleição para escolha do palestrante internacional convidado. Ganhou o Bruce Eckel. Além do Bruce tivemos a presença do Alexander Limi.

Essa experiência inicial se mostrou bastante útil para definição da política para convidar palestrantes internacionais para as próximas edições do evento:

  • É necessário contratar uma empresa de tradução simultânea;
  • Deve-se colocar o máximo de palestrantes internacionais no mesmo dia (e com apresentações próximas) para economizar na tradução simultânea pois a cobrança geralmente é feita por hora;
  • As despesas dos palestrantes:
    • Despesas com passagens internacionais em classe econômica
    • Despesas com deslocamento dentro da cidade do evento para fins de "turismo"
    • Despesas com hospedagem em hotel de boa qualidade (mas não cinco estrelas)
    • Despesas com alimentação de boa qualidade (inclusive com uma ida à um restaurante de boa categoria a título de turismo)

Na PythonBrasil[5], em Caxias do Sul, foi feita uma votação e entre os convidados com mais votos e que estavam disponíveis, foram convidados Jacob Kaplan-Moss e Collin Winter.

Palestrantes Nacionais

Dependendo da palestra ou treinamento que o palestrante for apresentar pode-se avaliar a possibilidade de pagamento de despesas para tal caso, deve existir caixa para isso. Fica a cargo da diretoria e conselho deliberativo da APyB julgar cada situação.

Palestras e treinamentos introdutórios com assuntos muito atuais terão prioridade sobre outras apresentações. Palestrantes nacionais consagrados (participaram de várias edições anteriores da PythonBrasil e são associados da APyB) também podem requerer esse benefício.

Orçamento

  • Seria importante colocarmos aqui as planilhas relativas aos orçamentos das PythonBrasil anteriores, para orientarmos os organizadores da próxima edição.

Patrocínio

Até o momento, grande parte dos recursos necessários à realização da PythonBrasil veio de patrocinadores. As inscrições representaram um valor pequeno - podemos até mesmo considerar fazer uma doação desse valor a algum projeto social na cidade, a exemplo do que foi feito na primeira edição.

A contratação de uma empresa que se encarregue da captação e gerenciamento dos patrocínios foi uma decisão que deu certo na PythonBrasil[3] e deve ser repetida nas demais edições.

A captação de patrocínios deve começar com pelo menos 6 meses de antecedência (a partir de janeiro do ano em que o evento acontece).

Taxa de Inscrição

Atualmente, adotamos o seguinte formato para taxa de Inscrição e tipos de participação:

Até 1 mês antes do evento:

  • Estudantes e membros da APyB: R$ 25,00
  • Membros SBC e ABRAWEB: R$ 35,00
  • Público em geral: R$ 45,00

Até três semanas antes do evento:

  • Estudantes e Membros APyB: R$ 32,00
  • Membros SBC ou ABRAWEB: R$ 45,00
  • Público em geral: R$ 58,00

Até duas semanas antes do evento:

  • Estudantes e Membros APyB: R$ 40,00
  • Membros SBC ou ABRAWEB: R$ 56,00
  • Público em geral: R$ 72,00

Durante o evento:

  • Estudantes e Membros APyB: R$ 47,00
  • Membros SBC ou ABRAWEB: R$ 66,00
  • Público em geral: R$ 85,00

Uma forma mais simples seria ter apenas dois tipos de inscrição: estudantes e membros da APyB e demais inscritos. Com relação aos estudantes, isso levaria a um trabalho a mais, de conferir a documentação no processo de cadastramento. Também não temos nenhum tipo de inscrição de um dia. Equipe de organização não pagam inscrição. O pagamento de inscrição pelo palestrante fica a critério da organização do evento. Alguns patrocinadores também negociaram um número de inscrições para sua equipe. Na PythonBrasil[3], tivemos duas noites com programação especialmemte direcionada aos acadêmicos e aberta a todos os interessados sem custo.

Filmagem e disponibilização dos vídeos das palestras

Contratamos uma empresa de filmagem, com o objetivo de termos uma gravação profissional. Pontos importantes:

  • Pegar o áudio da mesa de som;
  • Ter dois câmeras é melhor: um filma o palestrante e outro os slides. Existem formas também de pegar os slides direto da mesa;
  • Garantir que a empresa vai disponibilizar os vídeos num formato com qualidade de DVD e que seja possível converter para um formato mais adequado para oferecer na web. Utilizamos serviços de video on-line como YouTube/Blip para disponibilização das palestras usando sempre a tag "pythonbrasilX" onde X é o edição ou o ano em que o evento ocorre;
  • Transmissão ao vivo necessita de uma boa estrutura e não privilegia quem assiste pessoalmente;
  • Gravar e disponibilizar com um pequeno atraso exige uma estrutura menor e ainda assim auxilia quem não pode vir ou perdeu a palestra por algum motivo;
  • Filmar os minicursos não foi possível, mas é algo a ser pensado;
  • Pode-se fazer DVDs posteriormente para a comercialização.

Banners

Fizemos dois banners para colocar ao lado do projetor e na frente do palco. Infelizmente eles aparecem muito pouco nas filmagens. Algo mais efetivo seria a colocação de um banner na frente do púlpito onde o palestrante fica, ou logo ao lado dele. É importante que os logos dos patrocinadores estejam nos banners.

Fotos

Contratamos uma empresa, para fazer toda cobertura do evento, gerando DVD com arquivos em alta qualidade. Nenhum tipo de foto se compara às produzidas por um profissional. Recomendamos fortemente esse investimento.

Uma outra ideia é ter um voluntário com um notebook e leitor de cartões e incentivar o pessoal a descarregar as fotos ali para ter um grande repositório. Infelizmente não tivemos sucesso com essa iniciativa. Por outro lado, após o evento conseguimos criar uma lista de sites e fotologs com registros do evento.

Ainda outra alternativa é avisar a todos os participantes que disponibilizem suas fotos on-line em serviços de compartilhamento de foto (ex. Flickr) usando a tag "pythonbrasilX" onde X é a edição ou o ano que o evento ocorre.

Projetor

A possibilidade de ligar dois computadores ao projetor é muito importante, pois permitiria passar avisos e propagandas durante a preparação do palestrante. Tivemos muitos problemas com notebooks que não quiseram conversar com o projetor na hora da palestra. Testar com antecedência é essencial, assim como ter um equipamento de reserva.

Outra necessidade que pode ser observada na PythonBrasil[4] foi a de se ter uma maneira de se ligar a saída de áudio dos notebooks ao som do auditório.

Estandes

É importante contratar uma empresa conhecida para fazer a instalação dos estandes, com toda a estrutura necessária, incluindo rede, telefonia, eletricidade, etc.

Infraestrutura de rede sem fio

Na PythonBrasil[4], utilizamos três Access Points abertos e com acesso irrestrito à Internet. Falhamos em não dispor de pontos de força em maior quantidade. Mesas livres para quem precisa utilizar seu notebook por mais tempo também são importantes.

Na PythonBrasil[4] tivemos problemas com DNS (melhor alternativa foi usar o OpenDNS) e DHCP (causado por uma máquina com DHCP Server ligado na mesma rede).

Secretaria do evento

Uma secretaria durante todo o período do evento poupa muito trabalho e agiliza as inscrições, impressões de última hora, confecção de crachás, etc.

Material para os participantes

Normalmente fornecemos uma pasta, caneta, bloco e brindes dos patrocinadores, como revistas, folders, etc. A ideia de dar uma camiseta pra cada inscrito foi um sucesso e se tornou algo padrão.

Laboratórios

Ubuntu instalado parece ser o padrão. Alguns treinamentos podem exigir Windows. Projetor e acesso à Internet são essenciais. Deve-se pedir aos palestrantes que enviem com antecedência os requisitos de instalação. Eles também devem estar cientes de que devem testar os laboratórios com antecedência e instalar qualquer coisa que a equipe não consiga.

Divulgação

Divulgamos na mídia local e sites. Entrevista em rádio e TV são importantes e podem ser conseguidas se houver algum profissional da área envolvido, como uma área de divulgação, marketing ou similares. O Big Kahuna e outras pessoas de confiança devem estar prontos para participar desses eventos. Press releases devem estar prontos com antecedência para enviar e também servirem de orientação nas entrevistas. Informações como objetivo do evento, número de palestras, minicursos, inscritos são fundamentais. Também é bom ter temas de interesse do público leigo, para atrair a atenção.

Sempre que possível, essas entrevistas devem ser copiadas para oferta posterior no site do evento. Empresas de clipping normalmente vendem este tipo de material e conseguem coisas que nem sabemos que saíram na mídia.

Ações do documento

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