Manual do Big Kahuna
por Marco André Lopes Mendes
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última modificação
19:44
Colaboradores: Diretoria da Associação Python Brasil
O objetivo desse documento é capturar as experiências na organização das edições da PythonBrasil para beneficiar os futuros organizadores. IntroduçãoA PythonBrasil é um evento organizado pela Associação Python Brasil, até a quarta edição usou-se o nome PyConBrasil, com o objetivo de reunir os envolvidos com Python e tecnologias relacionadas, apresentando-as aos novos interessados. É também uma oportunidade para as pessoas se encontrarem e conhecerem pessoalmente os companheiros de listas de discussão. Este documento foi criado por Marco André Lopes Mendes, com modificações dos membros da diretoria da Associação Python Brasil. O objetivo é auxiliar na organização de eventos futuros da Associação Python Brasil, sobretudo das edições futuras da PythonBrasil. HistóriaA PyConDayBrasil[1] foi realizada no Centro de Computação da Unicamp, em 2005, sob a organização do Rodrigo Senra e Rubens Queiroz (responsável pela dicas-l) e contou com cerca de 100 participantes. Planejada inicialmente para ser um encontro de um dia, foi denomindada PyConDay. Mas o evento se expandiu para dois dias de palestras e passou a ser o PythonBrasil[1]. Ainda no mesmo ano, no dia 18 de outubro, houve um evento de um dia, organizado pela equipe do SERPRO/RJ: Giuseppe Romagnoli, Maria-Prado Lima, Luis Guilherme Aldabalde, entre outros. Este evento se chamou PyConDay e foi realizado no Serpro RJ, mostrando o vigor da comunidade e a demanda por uma conferência de Python periódica e de abrangência transestadual. No ano seguinte, em 2006, a PyConBrasil 2006 foi realizada no Interlegis, em Brasília, organizada pelo Jean Rodrigo Ferri e sua equipe. Foram cerca de 200 participantes. Nessa edição foram incluídos os minicursos de quatro horas de duração em paralelo às palestras. Outra novidade foram as palestras-relâmpago, com cinco minutos de duração, que são tradicionais em eventos da comunidade Python ao redor do mundo. A PyConBrasil[3] foi realizada em 2007, na SOCIESC, em Joinville/SC. O evento foi organizado pelo Marco André Lopes Mendes e mais uma grande equipe, que auxiliou em diversas das atividades necessárias ao sucesso de um evento como esse. Foram três dias de evento, mais uma noite de pré-evento, quando foi realizada a Assembléia da Associação Python Brasil para a eleição de uma nova diretoria. O evento contou com mais de 350 inscritos. No programa havia mais de 50 palestras e 10 minicursos. As novidades nesse evento foram as duas salas de treinamento em paralelo às palestras e também a feira de expositores. Houve participação de palestrantes internacionais e o público reuniu representantes de todo o Brasil. Em Fevereiro de 2008, Luis Gustavo Neves, do CENPES-Petrobrás/RJ, organizou um encontro de dois dias no próprio CENPES para reunir a comunidade PyScience-Brasil, recém-formada durante a PyConBrasil[3], no ano anterior. A PyConBrasil 2008 foi realizada no Rio de Janeiro, na Universidade Veiga de Almeida e foi um grande sucesso. O evento foi organizado pelo Luis Gustavo Neves e com uma grande comissão organizadora. Contando com a presença de palestrantes de renome como Bruce Eckel, Alexander Limi e Roberto Ierusalimschy, criador da linguagem Lua. O convite ao criador de outra linguagem foi uma inovação muito bem recebida. O evento contou com mais de 350 inscritos, ocorreram mais de 50 palestras e vários minicursos com salas de treinamento em paralelo às palestras e também o lounge montado pelos patrocinadores, com internet disponível a todos. Foi realizada mais uma assembléia da APyB na qual foram eleitos novos representantes e feitas modificações no estatuto. Em 2009 o nome sofre alteração e temos a PythonBrasil [5], a quinta edição do evento, realizada em Caxias do Sul, na UCS, Universidade de Caxias do Sul, durante os dias 10, 11 e 12 de Setembro de 2009. O Big Kahuna foi Dorneles Treméa, contando com o apoio da equipe da UCS. Jacob Kaplan-Moss, co-fundador do Django, e Collin Winter, engenheiro do Google foram os palestrantes internacionais deste ano. Gustavo Niemeyer, desenvolvedor Python, e Rodrigo Bamboo de Oliveira, criador da linguagem Boo também estiveram presentes. Neste ano as seções de OpenSpaces passaram a fazer parte da programação oficial do evento. Foi realizada a assembléia geral da APyB e eleita a nova diretoria para os próximos dois anos. A PythonBrasilCom a experiência adquirida nessas edições foi possível fazer com que a PythonBrasil se tornasse um evento de peso no cenário brasileiro. Por conta desse reconhecimento, a organização do evento foi se tornando cada vez mais exigente e este manual busca fornecer ajuda a todos os interessados em organizar uma edição desta conferência em sua cidade. A PythonBrasil é uma conferência itinerante desde o início, pois desta forma podemos garantir a presença de pessoas dos mais diversos lugares do Brasil em pelo menos uma de suas edições. Isso também permite o envolvimento das comunidades regionais que são parte fundamental da grande comunidade Python brasileira. Em todas as edições da PythonBrasil uma pessoa da comunidade fica responsável por coordenar e gerenciar todos os envolvidos na organização do evento. Essa pessoa recebe, por razões históricas (consulte o Rodrigo Senra para maiores detalhes), o título de 'Big Kahuna'. O 'Big Kahuna' é o grande chefe, o maestro da organização, se ele trabalha bem o evento é um sucesso, se ele não trabalha bem o evento não sairá direito. Todavia, em todas as edições, o evento é fruto do trabalho de diversas pessoas, e é responsabilidade de todos o sucesso da empreitada. Resumo exemplo de ResponsabilidadesÉ indicado ler com atenção o manual até o final, informações importantes sobre cada atividade são desenvolvidas ao longo do manual. A seguir um resumo para ajudar na organização: Empresa de captação de patrocínio:
As responsabilidades que ficam com o Kahuna e a instituição sede são:
Responsabilidades da Associação Python Brasil:
Cronograma de planejamentoIniciar o planejamento do evento com antecedência é essencial para o seu sucesso. Dessa forma, um dos maiores erros que se pode cometer é retardar o início dos trabalhos. Recomendamos, que o início do planejamento do evento se dê, pelo menos, com seis meses de antecedência. Segue um cronograma das atividades mais importantes no processo de planejamento de uma PythonBrasil (acrescentar as datas ou períodos aqui é importante):
Escolha do Big Kahuna, da cidade e do local do eventoConsiderações sobre a escolha do Big KahunaO quesito mais importante para a escolha do local onde será realizada uma edição da PythonBrasil é o 'Big Kahuna'. O outros quesitos só serão avaliados caso existam mais de um 'Big Kahuna' à altura do grande desafio que é organizar uma PythonBrasil. Os principais ítens avaliados para a escolha de um Big Kahuna (em ordem aleatória de importância) são:
O que um Big Kahuna não precisa fazer:
Considerações sobre a escolha da cidade
Outros fatores não listados também serão considerados, mas estes são os mais importantes e devem constar na proposta. Considerações sobre a escolha do local
Dicas dos AntepassadosTudo(ou quase) que o Big-Kahuna precisa saber antes, durante e depois da realização do evento PythonBrasil. Portal
Grade de Programação
Palestrantes
Cerimonial
Infra-estrutura
Credenciamento
Problemas Típicos
Pesquisa pré-eventoO pessoal do Plone Conference realiza uma pesquisa prévia, verificando as expectativas da comunidade em relação ao local e formato do evento. É algo que podemos considerar realizar na PythonBrasil, mas precisamos definir um período pra isso. Papel da APyBNo caso da Plone Conference, foi feito um "empréstimo" aos organizadores para as despesas iniciais, que foi devolvido após o recebimento de dinheiro de patrocínios e inscrições. É algo a ser considerado. Detalhes a serem considerados (brainstorm)
PalestrantesNo momento da inscrição do Paper o palestrante já deve conceder o direito de uso do material da apresentação e a comercialização do vídeo da apresentação pela Associação Python Brasil. Palestrantes InternacionaisNa PythonBrasil[4], no Rio de Janeiro, foi feita uma eleição para escolha do palestrante internacional convidado. Ganhou o Bruce Eckel. Além do Bruce tivemos a presença do Alexander Limi. Essa experiência inicial se mostrou bastante útil para definição da política para convidar palestrantes internacionais para as próximas edições do evento:
Na PythonBrasil[5], em Caxias do Sul, foi feita uma votação e entre os convidados com mais votos e que estavam disponíveis, foram convidados Jacob Kaplan-Moss e Collin Winter. Palestrantes NacionaisDependendo da palestra ou treinamento que o palestrante for apresentar pode-se avaliar a possibilidade de pagamento de despesas para tal caso exista caixa para isso. Fica a cargo da diretoria e conselho deliberativo da APyB julgar cada caso. Palestras e treinamentos introdutórios com assuntos muito atuais terão prioridade sobre outras apresentações. Palestrantes nacionais consagrados (participaram de várias edições anteriores da PythonBrasil e são associados da APyB) também podem requerer esse benefício. Orçamento
PatrocínioAté o momento, grande parte dos recursos necessários à realização da PythonBrasil veio de patrocinadores. As inscrições representaram um valor pequeno - podemos até mesmo considerar fazer uma doação desse valor a algum projeto social na cidade, a exemplo do que foi feito na primeira edição. A contratação de uma empresa que se encarregue da captação e gerenciamento dos patrocínios foi uma decisão que deu certo na PythonBrasil[3] e deve ser repetida nas demais edições. A captação de patrocínios deve começar com pelo menos 6 meses de antecedência (a partir de janeiro do ano em que o evento acontece). Taxa de InscriçãoAtualmente, adotamos o seguinte formato para taxa de Inscrição e tipos de participação: Até 1 mês antes do evento:
Até três semanas antes do evento:
Até duas semanas antes do evento:
Durante o evento:
Uma forma mais simples seria ter apenas dois tipos de inscrição: estudantes e membros da APyB e demais inscritos. Com relação aos estudantes, isso levaria a um trabalho a mais, de conferir a documentação no processo de cadastramento. Também não temos nenhum tipo de inscrição de um dia. Palestrantes e equipe de organização não pagam inscrição. Alguns patrocinadores também negociaram um número de inscrições para sua equipe. Na PythonBrasil[3], tivemos duas noites com programação especialmemte direcionada aos acadêmicos e aberta a todos os interessados sem custo. Filmagem e disponibilização dos vídeos das palestrasContratamos uma empresa de filmagem, com o objetivo de termos uma gravação profissional. Pontos importantes:
BannersFizemos dois banners para colocar ao lado do projetor e na frente do palco. Infelizmente eles aparecem muito pouco nas filmagens. Algo mais efetivo seria a colocação de um banner na frente do púlpito onde o palestrante fica, ou logo ao lado dele. É importante que os logos dos patrocinadores estejam nos banners. FotosContratamos uma empresa, que fez toda a cobertura, gerando DVD com arquivos em alta qualidade. Nenhum tipo de foto se compara às produzidas por um profissional. Recomendamos fortemente esse investimento. Uma outra idéia é ter um voluntário com um notebook e leitor de cartões e incentivar o pessoal a descarregar as fotos ali para ter um grande repositório. Infelizmente não tivemos sucesso com essa iniciativa. Por outro lado, após o evento conseguimos criar uma lista de sites e fotologs com registros do evento. Ainda outra alternativa é avisar a todos os participantes que disponibilizem suas fotos on-line em serviços de compartilhamento de foto (ex. Flickr) usando a tag "pythonbrasilX" onde X é a edição ou o ano que o evento ocorre. ProjetorA possibilidade de ligar dois computadores ao projetor é muito importante, pois permitiria passar avisos e propagandas durante a preparação do palestrante. Tivemos muitos problemas com notebooks que não quiseram conversar com o projetor na hora da palestra. Testar com antecedência é essencial, assim como ter um equipamento de reserva. Outra necessidade que pode ser observada na PythonBrasil[4] foi a de se ter uma maneira de se ligar a saída de áudio dos notebooks ao som do auditório. EstandesÉ importante contratar uma empresa conhecida para fazer a instalação dos estandes, com toda a estrutura necessária, incluindo rede, telefonia, eletricidade, etc. Infraestrutura de rede sem fioNa PythonBrasil[4], utilizamos três Access Points abertos e com acesso irrestrito à Internet. Falhamos em não dispor de pontos de força em maior quantidade. Mesas livres para quem precisa utilizar seu notebook por mais tempo também são importantes. Na PythonBrasil[4] tivemos problemas com DNS (melhor alternativa foi usar o OpenDNS) e DHCP (causado por uma máquina com DHCP Server ligado na mesma rede). Secretaria do eventoUma secretaria durante todo o período do evento poupa muito trabalho e agiliza as inscrições, impressões de última hora, confecção de crachás, etc. Material para os participantesNormalmente fornecemos uma pasta, caneta, bloco e brindes dos patrocinadores, como revistas, folders, etc. A idéia de dar uma camiseta pra cada inscrito foi um sucesso e deve ser repetida. LaboratóriosUbuntu instalado parece ser o padrão. Alguns treinamentos podem exigir Windows. Projetor e acesso à Internet são essenciais. Deve-se pedir aos palestrantes que enviem com antecedência os requisitos de instalação. Eles também devem estar cientes de que devem testar os laboratórios com antecedência e instalar qualquer coisa que a equipe não consiga. DivulgaçãoDivulgamos na mídia local e sites. Entrevista em rádio e TV são importantes e podem ser conseguidas se houver algum profissional da área envolvido, como uma área de divulgação, marketing, ou similar. O Big Kahuna e outras pessoas de confiança devem estar prontos para participar desses eventos. Press releases devem estar prontos com antecedência para enviar e também servirem de orientação nas entrevistas. Informações como objetivo do evento, número de palestras, minicursos, inscritos são fundamentais. Também é bom ter temas de interesse do público leigo, para atrair a atenção. Sempre que possível, essas entrevistas devem ser copiadas para oferta posterior no site do evento. Empresas de clipping normalmente vendem este tipo de material e conseguem coisas que nem sabemos que saíram na mídia. Ações do documento |
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